archiveren

Wat heeft u nodig om te archiveren?

Ondanks dat er steeds meer digitaal wordt verstuurd en er dus ook steeds meer digitaal wordt gearchiveerd, is het hebben van een fysiek archief geen overbodige luxe. Een digitaal archief is afhankelijk van techniek, wat betekent dat bij een technische storing u niet bij de benodigde documenten kunt. In deze blog leest u wat u nodig heeft voor een fysiek, papieren archief.

Archiefkasten en -rekken

De basis van uw archief is een archiefkast of archiefrek. Door archiefrekken te gebruiken die iets van de grond af staan, beschermt u uw documenten tegen vocht en vuil. Wilt u uw documenten beschermen tegen brand en diefstal? Dan gebruikt u brand- en inbraakwerende archiefkasten.

Kastindeling

Om documenten snel terug te vinden is het van belang dat u de kasten en rekken overzichtelijk indeelt. Maak gebruik van ordners om documenten op te bergen en te sorteren. Met behulp van etikethouders vindt u eenvoudig de juiste ordner terug.

Wanneer u weinig archiefruimte heeft is het slim om ordners te vervangen voor bundelbeugels. Deze beugel houdt de documenten netjes bij elkaar en neemt weinig ruimte in beslag. De ordner kunt u eventueel ergens anders weer voor gebruiken. De inhoud van ordners kunt u ook bewaren in archiefdozen. Archiefdozen zijn namelijk gemakkelijk te stapelen waardoor u ruimte bespaart. Uiteraard kunt u de bundelbeugels ook in de archiefdozen gebruiken.

Tips bij het archiveren

Zorg ervoor dat de archiefdozen, ordners of andere archiveringsmiddelen zijn gesorteerd op alfabetische volgorde. Het is immers wel belangrijk dat documenten snel teruggevonden kunnen worden! Gebruik hiervoor labels of etiketten.

Hou er rekening mee dat er op elk moment nieuwe archiefdocumenten bij kunnen komen. Zorg daarom dat er altijd een lege archiefdoos of ordner aanwezig is.

Bewaar alleen documenten die echt bewaard moeten blijven en gooi onnodige documenten weg. Zo houdt u uw archief overzichtelijk en maakt u optimaal gebruik van de ruimte. Twijfelt u of een document bewaard moet blijven? Maak er voor de zekerheid een scan van en bewaar hem digitaal!